Vuosi lähenee jälleen loppuaan. Useimmille yrityksille tämä tarkoittaa myös varaosavarastoiden vuosittaisen inventoinnin tekoa. Inventointi saattaa merkitä suurta työkuormaa ja tuskaa, tai sen voi hoitaa myös kohtuullisen helposti riippuen tietenkin inventoitavien nimikkeiden lukumäärästä sekä käytettävästä inventointimenetelmästä.
Kunnossapidon varaosavarastojen inventointi on perinteisesti tehty tulostettavien inventointiloistojen avulla. Käytännössä siis tulostetaan paperille tai Exceliin listaus varastoitavista varaosista hyllypaikoittain ja kirjataan listaan hyllystä löytyvä sen hetkinen nimikkeen saldo. Tämän jälkeen jonkun pitää vielä kirjata oikea saldo tavalla tai toisella järjestelmään. Toimintatapa on tietyllä tavalla selkeä, mutta saattaa olla virhealtis, ellei nimikkeiden käyttöä ole estetty inventoinnin ajaksi. Lisäksi eri työvaiheissa kussakin on aina mahdollisuus inhimilliseen virheeseen.
Perinteisen listan rinnalla on varsinkin suuremmissa varaosavarastoissa käytössä erilliset ”käsipäätteet”, joilla varastotapahtumat voidaan hoitaa. Päätteiden avulla saadaan skannattua hyllynreunasta tai varaosasta viivakoodi sekä syöttää suoraan oikea saldo. Toimintatapa on vähemmän altis virheille, mutta vaatii yleensä suurehkon alkuinvestoinnin erillisine päätelaitteineen sekä integrointeineen pääjärjestelmään.
VincitEAM tekee inventoinnin vaivattomaksi
Inventoinnin voi myös tehdä helposti ja nopeasti. VincitEAM -mobiilisovellukseen kehitimme yhteistyössä asiakkaiden kanssa hyllyinventointitoiminnallisuuden. Käytännössä käyttäjä lukee älypuhelimellaan sen nimikkeen QR-koodin tai viivakoodin, jonka kohdalta inventointi aloitetaan. Skannauksen jälkeen järjestelmä laittaa automaattisesti samassa hyllyssä olevat muut nimikkeet hyllypaikan ja nimiketunnuksen mukaiseen järjestykseen. Hyllyssä olevan saldon tarkastettuaan käyttäjä voi kuitata saldon olevan ok, tai muuttaa ehdotettua järjestelmässä olevaa saldoa oikean fyysisen saldon mukaiseksi. Viimeisen hyllyssä olevan nimikkeen jälkeen taas skannataan nimike seuraavasta hyllystä, ja jatketaan inventointia seuraavan hyllyn osalta. Eli erillisiä inventointilistauksia ei enää tarvita, ja puhelimen näytössä näkyy reaaliaikaisesti varaston
saldotilanne.
Myöskään kalliita investointeja erillisiin päätelaitteisiin tai integraatioihin ei tässä ratkaisussa tarvita, vaan inventointitoiminnallisuus sisältyy vakio-ominaisuutena VincitEAM -mobiililisenssiin. Käyttäjiltä saadun palautteen perusteella inventointi on ollut yksi mobiilisovelluksen parhaita ja eniten käyttöä helpottaneita ominaisuuksia, ja se on vuosittain säästänyt huomattavan määrän työtunteja aiempiin toimintatapoihin verrattuna.
Vieläkin lähes aina uusi asiakas kysyy järjestelmän tarjous- tai esittelyvaiheessa, että saadaanko järjestelmästä tulostettua inventointilista. Tähän voimme ylpeänä vastata ei, sillä meillä on inventointiin tarjolla parempi ratkaisu.
