Miksi yritykset investoivat tietojärjestelmiin? Koska ne ovat havainneet omassa toiminnassaan ongelmia tai puutteita, joiden ratkaisemiseen tarvitaan parempia työkaluja. Näiden haasteiden taklaamiseksi päätetään hankkia tietojärjestelmä: perustetaan ehkä työryhmä, joka kirjaa vaatimuksia, sekä vertailee erilaisia lähestymistapoja ja järjestelmätoimittajia keskenään. Katsotaan demoja, opiskellaan taustatietoja ja tutustutaan käytännössä erilaisiin vaihtoehtoihin.
Taloudellisesta panostuksesta ja mittavasta ajankäytöstä huolimatta tutkimusten mukaan 60% tietojärjestelmäprojekteista epäonnistuu. Onnistuneistakin projekteista vain murto-osa täyttää projektille asetetut toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Miksi näin tapahtuu? Epäonnistuneiden järjestelmähankkeiden takaa löytyy yleensä yksi tai useampi tavallisista kompastuskivistä:
- Hankkeessa keskitytään pelkästään teknologiaan.
- Järjestelmä on tyhjä kuori
- Järjestelmä on ”saari”, eikä osa isompaa kokonaisuutta
1. Hankkeessa keskitytään pelkkään teknologiaan
Vaikka tietojärjestelmä onkin investointi teknologiaan, tietojärjestelmäprojektissa on ennen muuta kyse ihmisten, prosessien ja muutoksen johtamisesta. Usein tietojärjestelmän hankinnasta päätetään osallistamatta loppukäyttäjiä prosessiin, minimoimalla käyttäjien koulutus ja arvioimatta tietojärjestelmän käytön vaikutusta reaalimaailman prosessien näkökulmasta. Lopputuloksena on tietojärjestelmä, jota käytetään puutteellisesti, kokonaan väärin tai ei käytetä lainkaan. Vaikka teknologiassa itsessään ei ole mitään vikaa, sen käyttö ei muodostu osaksi organisaation normaalia toimintaa, jolloin investointi ei voi myöskään tuottaa toivottuja hyötyjä.
2. Järjestelmä on tyhjä kuori
Toinen tyypillinen ongelma on, että järjestelmän käyttöönotossa ei kiinnitetä riittävästi tai lainkaan huomiota järjestelmän tehokkaan käytön mahdollistavaan dataan ja tietorakenteisiin. Järjestelmästä ei löydy töiden tekemiseen ja kirjaamiseen vaadittavia tietoja, tai ne ovat vaikeasti löydettävissä. Pahimmillaan nämä laiminlyönnit johtavat siihen, että järjestelmä on vain kokoelma tyhjiä näyttöjä, joihin loppukäyttäjä eksyy.
3. Järjestelmä on ”saari”, eikä osa isompaa kokonaisuutta
Hyvin yleistä on järjestelmien eriytyminen pistemäisiksi kokonaisuuksiksi, johon käyttäjät tallentavat johonkin tiettyyn asiaan tai prosessiin liittyviä asioita. Ongelmaksi muodostuu kuitenkin se, että modernissa liiketoiminnassa useimmat asiat linkittyvät toisiinsa. Tietojärjestelmän jättäminen omaksi ”saarekseen” ilman integraatioita muihin relevantteihin järjestelmiin johtaa turhan manuaalisen työn lisääntymiseen, leikkaamiseen ja liittämiseen, ja sitä kautta tiedon syöttövirheisiin ja niihin liittyviin ongelmiin. Lopputuloksena on tyytymättömiä käyttäjiä, jotka pahimmassa tapauksessa lopettavat järjestelmän käytön kokonaan, koska siitä on enemmän työtä ja haittaa kuin iloa.
VincitEAMin palvelukokonaisuudella ylität kompastuskivet
Me haluamme, että kaikki VincitEAM-asiakkaista kuuluvat siihen kymmeneen prosenttiin, jonka tietojärjestelmäprojekti sekä onnistuu, että tuottaa kaikki hankkeelle asetetut tavoitteet ja toiminnalliset hyödyt. Olemme edenneet vakaasti tätä tavoitetta kohti kahdesta syystä. Ensinnäkin, meillä on pitkä kokemus kunnossapidon järjestelmistä sekä niiden menestyksekkäästä hyödyntämisestä, ja olemme pystyneet antamaan tämän osaamisemme asiakkaidemme hyötykäyttöön. Toiseksi, asiakkaamme ovat keskimääräistä valistuneempia tietojärjestelmän ostajia; he ymmärtävät datan ja integraatioiden, sekä käyttäjien sitouttamisen ja kouluttamisen merkityksen uuden järjestelmän käyttöönotossa.
Kaikilla ei välttämättä ole omasta takaa mittavaa kokemusta kunnossapitojärjestelmän käyttöönotosta, mutta se ei kuitenkaan ole este onnistuneelle projektille. VincitEAM -tiimi on luonut palvelukokonaisuuden, jonka avulla mikä tahansa kunnossapidon arvon näkevä yritys pystyy ottamaan onnistuneesti käyttöön maailman luokan kunnossapidon ja laitehallinnan järjestelmän. Olemme paketoineet kaiken osaamisemme kattaviin ja helposti ymmärrettäviin palvelupaketteihin, joiden avulla asiakkaamme pystyvät maksimoimaan VincitEAM-järjestelmästä saatavat hyödyt sekä käyttöönotto projektissa, että järjestelmän elinkaaren aikana.
Riippumatta siitä onko teidän yrityksenne jo kokenut VincitEAM käyttäjä, vai harkitsetteko te vasta kunnossapidon ja laitehallinnan järjestelmän käyttöönottoa, kannattaa käydä tutustumassa meidän palveluihimme ”Palvelut” -sivulla. Uskomme, että sieltä löytyy varmasti ideoita ja ajatuksia siihen, miten me voimme yhdessä kehittää teidän järjestelmäinvestointianne ja ROI:ta!
