Järjestelmien vaihtoprojektien onnistuminen vaihtelee: välillä kuulee molempien osapuolten mielestä onnistuneista projekteista, ja toisinaan taas täysin pieleen menneistä. Miten voidaan varmistaa, että oma projekti tulee kaikin puolin onnistumaan? Mitään varmaa konstia ei ole olemassa, mutta tietyillä keinoilla voidaan onnistumisen todennäköisyyttä lisätä. Alle olemme koonneet VincitEAMilla hyviksi havaittuja käytäntöjä:
Kattava tilannekuva
Omat prosessit, toimintaympäristö ja tarpeet tulee kuvata toimittajalle mahdollisimman tarkasti, sillä sitä paremmin toimittajat pystyvät arvioimaan ratkaisua ja sen kustannuksia. Toimittajaa voi myös haastaa kuvaamaan järjestelmän toiminnot ja ratkaisuvaihtoehdot. Mitä paremmin toimittaja pystyy kuvaamaan ratkaisunsa, sitä selkeämpi käsitys asiakkaalle syntyy järjestelmän tarjoamista mahdollisuuksista ja lisäarvosta. Näin saavutetaan parempi yhteinen käsitys, ja yllätykset projektin aikana vähenevät. Ohjattu koekäyttö juuri ennen lopullista hankintapäätöstä voi olla hyvä tapa varmistaa yhteinen näkemys.
Jotta yhteiseen hyvään käsitykseen hankkeesta voidaan päästä, tulee asiakkaan miettiä järjestelmähankkeen perusteita riittävästi. Pitää olla selvillä miksi järjestelmä hankitaan, miten ja mihin sitä tullaan käyttämään. Eli vasta kun hankinnan perusteet, toiminnan muutostarpeet, tavoitteet ja liiketoimintaprosessilähtöiset vaatimukset ovat selvillä, voidaan edetä järjestelmän valintaan.
Projektilla johdon tuki ja riittävät resurssit
Projektilla täytyy olla johdon päätös ja tuki, sekä sille tulee asettaa selkeät tavoitteet ja sopia niiden seurannasta. Onnistunut projekti vaatii myös henkilöstön sitouttamista eli muutosjohtamista, jonka vetäminen voi olla järkevää antaa jonkun muun kuin asiakkaan projektipäällikön vastuulle.
Projektin onnistumiseen vaikuttavat merkittävästi siihen osallistuvat henkilöt sekä se, kuinka paljon heille vapautetaan aikaa heidän päivittäisistä työtehtävistään. Projektiin kannattaa valita osaavimpia henkilöitä, ja mielellään hankkia sijaisia hoitamaan projektihenkilöiden normaaleja rutiineja projektin ajaksi. Henkilökemioilla on suuri merkitys tiivistä yhteistyötä vaativissa projekteissa, ja siksi onkin syytä haastatella projektin avainhenkilöitä hyvissä ajoin jo hankintavaiheessa.
Projektille asetettava aikataulu tulee olla realistinen, ja perustua aikaisempiin kokemuksiin. Liian tiukalla aikataululla voidaan aiheuttaa kiirehtimistä ja hutilointia, joka johtaa herkästi virheisiin ja ylimääräisiin kustannuksiin. Sopivan realistiselle aikataululle voidaan asettaa paremmin vaatimuksia.
Muokkaukset vain todellisten tarpeiden mukaisesti
Muokkauksia kannattaa toteuttaa projektissa vasta tarkan harkinnan jälkeen. Vanhan järjestelmän toimintojen tai totuttujen käyttörutiinien paineessa saatetaan haluta muokkauksia, jotka osoittautuvat jatkossa tarpeettomiksi tai tarpeeltaan vähäisiksi. Vasta todellinen tuotantokäyttö osoittaa mihin todella tarvitaan muokkauksia, ja mihin puolestaan riittää toimintojen sopeuttaminen tai kehittäminen. Muokkauksia tarvitaan lähes jokaisessa järjestelmähankkeessa, mutta yrityksen on kuitenkin oltava valmis muuntamaan toimintojaan ja omaksumaan hyväksi todettuja toimintamalleja eli hankitun järjestelmän vakiotoimintoja. Projektin aikana kannattaa mieluummin kirjata kehitysasioita toteutettavaksi jatkokehityksessä, kuin toteuttaa niitä vaihtoprojektissa.
Järjestelmäprojektin aikana kannattaa panostaa laadukkaaseen testaamiseen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Testauksen on oltava suunniteltua, systemaattista, dokumentoitua ja todennettavissa. Mahdollisen hyväksymistestauksen osalta on syytä laatia etukäteen kriteerit, joilla hyväksyntätestaukseen voidaan lähteä ja joilla järjestelmä voidaan hyväksyä.
Koulutukset ja käyttöönottosuunnitelma avainroolissa
Koulutuksilla on tärkeä rooli järjestelmäprojektin onnistumisessa. Osan koulutuksista voi myös hyvin ajoittaa vasta käyttöönoton jälkeiseen aikaan, jolloin koulutuksen hyödyn pystyy todentamaan heti käytännössä. Koulutusten lisäksi kannattaa satsata selkeisiin ohjeisiin, joita on muokattu asiakkaan omaan ympäristöön ja toimintoihin sopiviksi.
Käyttöönottosuunnitelma on ratkaisevan tärkeä onnistumisessa. Käyttöönotolle suunnitellaan yksityiskohtaisesti käyttöönottohetken tapahtumat. Suunnitelmaa on noudatettava ja sen toteutumista seurattava dokumentoidusti. Lisäksi on varauduttava, että käyttöönotto voi myös epäonnistua ja siksi perääntymis- ja jatkuvuussuunnittelu on osa suunnitelmaa.
Onnistunut projekti siis vaatii ennakointia, suunnittelua, realismia, kokeneita henkilöitä, asioiden rajaamista ja ennen kaikkea tunnollista dokumentointia ja suunnitelmien noudattamista sekä kai myös ripauksen onnea.
