Toiminnanohjausjärjestelmät ovat keskellä suurta murrosta. Erilaisten palveluiden toiminnanohjauksen sekä kunnossapidon- ja materiaalienhallinnan käytännön arjessa on tapahtunut merkittäviä muutoksia, joita perinteisten järjestelmien rakenteet eivät pysty enää riittävästi tukemaan. Tässä artikkelissa kerron, mitkä neljä ominaisuutta erottavat modernin toiminnanohjausjärjestelmän perinteisestä ja miten ne tehostavat elinkaarenhallintaa.
1. Verkostomainen toiminnanohjaus
Nykyään on tarpeen pystyä jakamaan toiminnanohjauksen kannalta relevanttia tietoa ja dokumentteja läpinäkyvästi ja hallitusti toiminnassa mukana olevan verkoston kesken. Perinteisissä Enterprise Resource Planning (ERP) ja Enterprise Asset Management (EAM) -ratkaisuissa sisäänrakennetut toiminnan perusprosessit eivät tue verkostomaisesti toimivien yhteisöjen ohjausta, sillä ne on suunniteltu alunperin yrityksen oman toiminnan suunnitteluun ja ohjaamiseen.
Tiedon ja toiminnan on oltava kontrolloitua, mutta samanaikaisesti läpinäkyvää ja verkoston jäsenten saatavilla. Tällaiseen verkostoon kuuluu tyypillisesti esimerkiksi asiakas ja kumppani, jolle asiakkaan kunnossapito on ulkoistettu ja kumppanin oma alihankintaverkosto. Verkostossa liikkuva tieto voi puolestaan olla esimerkiksi työtilaus, johon työtä suoritettaessa täydentyy tietoja kuten tuntikirjaukset, materiaalit, työluvat, ostot ja työhön liittyvät dokumentit. Modernissa toiminnanohjausjärjestelmässä näitä tietoja pystytään yhteisesti käyttämään ja ylläpitämään käyttöoikeuksien puitteissa koko verkoston toimesta.
2. Tiedon tehokas hallinta ja hyödyntäminen päivittäisessä toiminnassa
Tehdas, laitos tai huoltopalveluyritys tuottaa jatkuvasti valtavia määriä informaatiota. Perinteisistä ERP- ja EAM-järjestelmistä puuttuu usein ulottuvuus, joka mahdollistaa kattavan sisältöjen ( dokumentit, kuvat, sähköpostit, viittaukset, puhe, videot jne.) hallinnan. Moderneissa toiminnanohjausjärjestelmissä tämä on huomioitu ja ne mahdollistavat olennaisen tiedon jäsentämisen, hallinnoinnin ja saavutettavuuden silloin kun tietoa tarvitsee.
Kun tieto pystytään integroimaan saumattomasti ja helposti toimintaa ohjaaviin työtilauksiin, ostotilauksiin ja projekteihin, on dataa mahdollista hyödyntää kokonaisvaltaisesti. Tämä myös parantaa riskienhallintaa ja toiminnanohjauksen tehokkuutta.
Moderni palvelujen- ja elinkaaren toiminnanohjaus yhdistää erilaisten laitteiden lisääntyvää älyä, ympäröivien järjestelmien sisältöjä ja yhteistyöverkostoja. Se tuo käyttäjän älykkään informaation kohtauspaikalle, niin sanotusti elinkaarenhallinnan keskipisteeseen. Tällöin kaikki toimintaan liittyvä informaatio on saatavilla yhden luukun kautta samasta järjestelmästä. Tiedot ovat myös helposti löydettävissä, niihin pääse käsiksi eri laitteilta (mobiili, tabletti, desktop), muutokset ovat jäljitettävissä ja verkoston jäsenten pääsyoikeudet ovat helposti hallittavissa.
3. Lähitulevaisuuden ennakointi ja analysointi
Perinteisissä toiminnanohjausjärjestelmissä pystytään jossain määrin ennakoimaan tulevaa, mutta ennakointi on kuitenkin hyvin rajoittunutta. Useimmiten järjestelmät pystyvät reagoimaan vasta, kun jokin kriittinen laite on rikki, varaosia puuttuu, kustannukset ovat ylittyneet tai osaavia resursseja puuttuu. Monesti siis vasta silloin, kun asiakas on jo hädässä. Sulavan ja optimoidun toiminnan kannalta tällöin ollaan jo auttamattomasti myöhässä.
Useilla osa-alueilla voitaisiin kuitenkin tehdä asioita huomattavasti paremmin ja riskittömämmin, jos lähitulevaisuus olisi paremmin ennakoitavissa. Ja elinkaarenhallinnasta puhuttaessa, mikä olisikaan parempaa, kuin kyetä ennakoimaan lähitulevaisuutta? Moderneissa toiminnanohjausjärjestelmissä tämä on mahdollista.
Perinteisten toiminnanohjausjärjestelmien ennakointikykyä voisi verrata parkkivaloilla ajamiseen pimeässä. Tällöin on suuri vaara törmätä hirveen. Moderni toiminnanohjaus edellyttää, että kaukovalot saadaan käyttöön. Pitkien päälle laittaminen tarkoittaa tässä yhteydessä sitä, että olemassa olevaa historiadataa kootaan yhteen useasta tietolähteestä, lasketaan auki sopivilla algoritmeilla ja analysoidaan uutta tietoa tulevaisuuden parempaan ennakointiin ja toiminnan tehostamiseen.
Parhaassa tapauksessa järjestelmä pystyy itsenäisesti ennakolta reagoimaan tuleviin ongelmiin siten, että sinulle jää aikaa valita toimintasi kannalta parhaat ja kustannustehokkaimmat (ja turvallisimmat) toimintamallit. Tästä esimerkkinä vaikka älykkään laitteen itsenäisesti tekemä työtilaus ennen kuin laite rikkoontuu.
4. Hyvä näppituntuma
Paraskin järjestelmä voi kaatua siihen, ettei kukaan motivoidu käyttämään sitä, koska käyttöliittymä on huono. “Näppituntuma” kertoo nopeasti, toimiiko järjestelmä vai ei.
Perinteiset toiminnanohjausjärjestelmät ovat monesti niin laajoja kokonaisuuksia, että niiden käyttö muodostuu turhan monimutkaiseksi. Usein myös käyttöliittymät ovat turhan raskaita päivittäiseen käyttöön. Heikko käytettävyys johtaa siihen, että osa ohjelmien toiminnallisuuksista jää hyödyntämättä. Tällainen kehityspolku ei ole kestävää.
“Hyvä näppituntuma” on erittäin tärkeä mittari, kun arvostellaan esimerkiksi älypuhelimella toimivia palvelujen toiminnanohjauksen osa-alueita. Hankalakäyttöiset työasemien käyttöliittymät alkavat jäädä nopeasti historiaan ja ne korvautuvat yhä useammin monipuolisesti toimivilla ja aina mukana olevilla mobiili-käyttöliittymillä. Moderneissa toiminnanohjausjärjestelmissä on panostettu näppituntuntumaan ja erityisesti mobiilissa toimivien ERP- ja EAM-ratkaisujen käyttäjäkokemukseen.
Moderni toiminnanohjaus
Mitä tapahtuu, kun moderni verkostomainen toiminnanohjaus, jatkuvasti tarjolla oleva sisällönhallinta, lähitulevaisuuden ennakointi ja helppo käytettävyys saadaan samaan järjestelmään? Lopputuloksena on moderni toiminnanohjausjärjestelmä, joka on käyttäjäystävällinen kaikille käyttäjilleen sekä mahdollistaa elinkaarenhallinnan aiempaa tehokkaammin ja hallitummin.
