Entistä kehittyneemmät kunnossapitojärjestelmät tuovat kunnossapitoon ja liiketoimintaan kiistattomia hyötyjä, mutta miksi uuden järjestelmän käyttöönotto pelottaa niin monia organisaatioita?
Tietotekniikan kehittyminen, tietojenkäsittely ja automatisointi ovat mullistaneet monia liiketoiminnan osa-alueita, eikä kunnossapito ole tässä poikkeus. Teknologinen murros ei ole kuitenkaan vielä päässyt täyteen kukoistukseensa kunnossapidon liiketoiminta-alueella.
Käyttövarmuuden hallinnalla on tänä päivänä merkittävä rooli kannattavassa liiketoiminnassa, ja vaatimukset esimerkiksi kunnossapidon tapahtumakirjausten laatua ja määrää kohtaan ovat koventuneet. Vaikka kehityksen myötä markkinoilla on tarjolla järjestelmiä, jotka vastaisivat nykyaikaisen kunnossapidon tarpeisiin, näitä ei ole otettu toistaiseksi käyttöön kuin harvoissa organisaatioissa.
Tämä on sääli, sillä kehittyneiden järjestelmäteknologioiden integrointi kunnossapidon prosesseihin tarjoaa merkittäviä etuja liiketoiminnalle ja parantaa kilpailukykyä usein eri tavoin:
- Kunnossapitojärjestelmillä voidaan merkittävästi parantaa käyttövarmuutta ja tuotannon tehokkuutta, sekä varmistaa tasainen tuotanto ja toimitusvarmuus. Nykyajan monimutkaisissa tuotantoprosesseissa lyhyetkin seisokit voivat aiheuttaa välittömien kustannusten lisäksi toimitusvaikeuksia ja sitä kautta jopa vakavia mainehaittoja. Modernien järjestelmien avulla nämä on mahdollista välttää, jolloin saavutetaan merkittäviä liiketoimintahyötyjä.
- Älykäs ja ennakoiva kunnossapito mahdollistaa laiteinvestointien paremman kannattavuuden pidentämällä laitteiden käyttöikää. Käyttöomaisuuden pidempi elinkaari lykkää korvausinvestointien tarvetta vapauttaen pääomaa tehokkaampaan käyttöön.
- Käyttäjäystävälliset järjestelmät tehostavat työntekijöiden suorituskykyä tarjoamalla ajantasaista tietoa laitteiden tilasta ja huolloista, mikä parantaa työn tehokkuutta, mielekkyyttä sekä tuottavuutta.
- Kunnossapitojärjestelmällä voidaan vaikuttaa suoraan varaosavaraston hallintaan sekä varmistaa oikea-aikainen ja oikean tasoinen varaosien varastointi. Tämä on olennaista sekä kustannusten hallinnassa että käyttövarmuuden kannalta kriittisten varaosien saatavuuden turvaamisessa.
- Kunnossapitojärjestelmä kerää tärkeää tietoa kunnossapidosta ja tuotantoprosessin tilasta. Tämän tiedon jalostaminen mahdollistaa trendien tunnistamisen ja ennakoivamman päätöksenteon.
Eikö kuulostakin houkuttelevalta? Mikä sitten pidättelee organisaatioita?
Muutos haastaa ja pelottaa
Uuden teknologian tai järjestelmän käyttöönotto voi vaikuttaa haastavalta, etenkin niille organisaatioille, joilla ei esimerkiksi ole riittävää kokemusta tietojärjestelmien vaihdosta tai muuten vahvaa teknologiaosaamista omassa organisaatiossa. Muutos ei ikinä rajoitu pelkästään uuden järjestelmän käyttöön, vaan se edellyttää aina myös organisaation kulttuurin ja toimintatapojen päivittämistä. Tämä voi aiheuttaa epävarmuutta ja jopa vastustusta totuttujen vanhojen käytäntöjen ollessa uhattuna. Monesti saattaa tuntua, että olisi helpompaa vain tyytyä vanhaan järjestelmään sen puutteista huolimatta, kuin hypätä kohti uutta ja tuntematonta.
Kunnossapito on usein jo itsessään monimutkainen kokonaisuus, johon linkittyy usein ulkoistettuja kunnossapidon kumppaneita sekä muita sidosryhmiä. Uuden järjestelmän tulisi sopia saumattomasti organisaation kunnossapitoprosessiin, historiaan, vaadittuihin toiminnallisuuksiin ja kehityssuunnitelmiin. Järjestelmän vaihtaminen voi näyttäytyä monimutkaiselta, vaikka oikeanlainen järjestelmä ja ammattitaitoinen järjestelmäkumppani voisi madaltaa kynnystä muutokselle merkittävästi.
Yleisin huoli liittyy investointikustannuksiin ja resursseihin. Järjestelmän käyttöönotto edellyttää usein satsausta uuteen teknologiaan ja osaamisen kehittämiseen. Lisäksi uuden järjestelmän kartoitus, käyttöönotto sekä koulutus vaativat organisaatiolta osaamista ja ajallisia resursseja.
Mahdolliset haasteet siis ymmärrettävästi jännittävät monia, vaikka aikaisemmin kuvatut digitalisaation hyödyt parhaimmillaan mullistaisivat koko liiketoiminnan.
Ylitä esteet osaavan kumppanin avulla
Uuden kunnossapitojärjestelmän käyttöönotossa on olennaista valita rinnalle kumppani, jolla on vahvaa osaamista IT-alalta ja kunnossapidosta. Tällainen osaamisprofiili mahdollistaa teknologisten ratkaisujen ja järjestelmien soveltamisen käytännön kunnossapitotarpeisiin tehokkaasti ja kokonaisvaltaisesti.
VincitEAMin projektipäälliköllä Juhani Lehtosella on vuosien kokemus onnistuneista käyttöönottoprojekteista. Juhanin mielestä käyttöönottoprojektissa kumppanin tärkein tehtävä on ottaa vetovastuu projektista sekä luoda luottamusta ja selkeyttä.
“Heti liikkeelle lähdettäessä luomme ymmärrystä projektin eri vaiheista, projektiin tarvittavista henkilöistä sekä heidän rooleistaan. Projektia tukevat erilaiset työkalut, jotka lisäävät läpinäkyvyyttä ja helpottavat kommunikointia.“
Juhani korostaa myös lähtötilanteen kartoituksen merkitystä, jotta organisaation tuotannon, kunnossapidon ja tiedonhallinnan prosesseista saadaan mahdollisimman tarkka kokonaiskuva. Kartoituksen perusteella voidaan löytää selkeimmät askeleet sille, mikä on kriittistä saada heti kuntoon, ja mikä on tavoitetila tulevaisuudessa. Koko kehitysharppausta ei pidä tehdä kerralla vaan hallitusti askel askeleelta.
”Välillä törmään ajatteluun, jossa ei ehkä täysin ymmärretä yhteistyön roolia käyttöönottoprojektissa, vaan oletetaan, että uusi järjestelmä itsessään korjaa vanhat kunnossapitotiedot ja toimintamallit. Jos käyttöönottoprojektia ei johdeta määrätietoisesti ja ammattimaisesti, voi järjestelmän hyödyntäminen jäädä vajavaiseksi.”
Projektin toteuttaminen vaatii oman toiminnan ja kerätyn kunnossapitotiedon perusteellista tarkastelua. Tämä luo vankan pohjan kunnossapidon kehittämiselle ja mahdollistaa merkittävän tasoloikan. Juhanin mielestä uuden järjestelmän käyttöönotto onkin parhaimmillaan kokonaisvaltainen kehityshanke, joka voi mullistaa yrityksen kunnossapidon perusteellisesti.
Varmista kilpailukyky myös tulevaisuudessa
Moderni kunnossapitojärjestelmä tarjoaa selkeitä etuja liiketoiminnalle, ja vaikka sen käyttöönotto saattaa herättää epävarmuutta, on tärkeää ottaa askel kohti tulevaisuutta. Pysyminen vanhoissa käytännöissä saattaa antaa lyhytaikaista turvallisuuden tunnetta, mutta tarjoaa samaan aikaan kilpailijoille mahdollisuuden ottaa etumatkaa ja tehostaa omaa toimintaansa. Rohkeus hypätä mukaan teknologiseen kehitykseen on avainasemassa, kun yritys haluaa varmistaa kilpailukykynsä ja tehokkuutensa myös tulevaisuudessa.
Artikkeli on julkaistu Promaint -lehden numerossa 1/2024
Lue lisää:
Tutustu VincitEAMin kattavaan palvelukokonaisuuteen.
