Teimme markkinatutkimuksen kunnossapidon digitalisaatiosta, ja meille selvisi että yli 75% kyselyyn vastanneista yrityksistä on ulkoistanut kunnossapitoa joko osittain tai kokonaan. Ulkoisen avun tarve on luonnollista, sillä suomalaisten yritysten kunnossapitotiimit ovat kooltaan pieniä: lähes 75% vastanneista ilmoitti tiiminsä koostuvan enintään 25 henkilöstä, ja alle 10 hengen tiimejä oli lähes 40%.
Kunnossapidon ulkoistaminen on monelle suomalaisyritykselle toimiva järjestely, sillä se auttaa kustannusten hallinnassa ja mahdollistaa sisäisen kunnossapitotiimin keskittymisen ydintoimintoihin. Vaikka ulkoistaminen tarjoaa etuja, se tuo haasteita erityisesti tiedonhallinnan saralla.
Tiedonhallinnan haasteet ja ratkaisut
Älykkään ja ennakoivan kunnossapidon peruspilari on laadukas data. Kun osa kunnossapitotyöstä siirtyy ulkoisille kumppaneille, täytyy varmistaa, että kumppanin työstä jää jälki. Tutkimuksemme mukaan yritykset kokevat haasteena kumppaniverkoston datan hallinnan ja syöttämisen. Siksi kaivataankin toimivia työkaluja ja tehokkaita yhteistyömekanismeja kumppaneiden kanssa, jotta datan syöttö on virtaviivaista. Ulkoistetulla kumppanilla täytyy olla riittävät edellytykset ja ohjeistukset dokumentaatioon, jotta se pystyy tuottamaan kirjauksia ja arvokasta dataa samalla tasolla kuin sisäinen tiimi.
Laadukas ja käyttäjäystävällinen dokumentinhallinta helpottaa myös kunnossapidon kumppanin työtä. Kunnossapitopalveluita tarjoavilla yrityksillä on lukuisia asiakkaita, ja siksi onkin täysi mahdottomuus, että heidän työntekijöillään olisi syvällinen käsitys eri asiakkaiden erilaisista tarpeista ja kunnossapidettävien laitteiden tiedoista. Tehokkaan työskentelyn perusedellytys on, että työssä tarvittavat tarvittavat tiedot, ohjeistukset ja dokumentaatio on helposti löydettävissä.
Erityisesti kunnossapidon kumppaneille suunnattu VincitEAM Portal varmistaa, että kumppanit voivat helposti käyttää tarvittavia ominaisuuksia ja dokumentteja. VincitEAM Portal mahdollistaa ulkoistettujen kumppaneiden saumattoman integroitumisen yrityksen tiedonhallintaprosessiin, mikä puolestaan takaa laadukkaan tiedon tuottamisen ja ylläpidon älykkään kunnossapidon osana. Kun sekä sisäinen tiimi että ulkoistetut kumppanit kykenevät tehokkaasti luomaan, jakamaan ja hyödyntämään tietoa, seurauksena on tiiviimpi yhteistyö, nopeampi reagointikyky, parempi ennakoitavuus ja lopulta korkealaatuisempi kunnossapito.
