Kunnossapidon toimialalla digitalisaation kyvykkyyksiä hyödynnetään toistaiseksi huomattavasti keskimääräistä vähemmän verrattaessa esimerkiksi valmistavan teollisuuden muihin liiketoiminta-alueisiin. Yllättävän usein herätään siihen, että tietoa kunnossapidon tehdyistä toimenpiteistä ei ole eikä niiden aiheuttamat kustannukset ole selvillä. Tieto varastoissa olevista kalliistakin varaosista ja materiaaleista on yhden henkilön hallinnoimassa Excel -tiedostossa – jos sielläkään. Tehdasalueelle tilataan asennuksia ja tarkastuksia useilta ulkopuolisilta kumppaneilta, ja heidän toimittamat laskut hyväksytään ilman selkeää kokonaiskuvaa käytetystä työajasta ja materiaaleista. Laitteisiin ja niiden kunnossapitoon liittyvä kriittinen tieto sijaitsee yhden pitkäaikaisen asentajan omassa päässä. Monesti tähän kokonaisuuteen lisätään vielä tiedon manuaalinen käsittely useissa eri paikoissa sijaitsevissa tiedostoissa tai tietojärjestelmissä.
Yllä mainittu on paikoin jopa hämmentävää, sillä jo keskisuurissa yrityksissä kunnossapidon suorat kustannukset (työvoima ja materiaalit) lasketaan helposti vähintään kuusinumeroisissa summissa – puhumattakaan epäsuorat kunnossapitoon suoraan linkittyvät riskit kuten laiterikot tai laatupoikkeamat sekä näiden vaikutus yrityksen kustannustasoon, toimituskykyyn tai jopa maineeseen.
Jos asiakas tunnistaa itsensä edellä mainitusta kuvauksesta pysähdytään usein pohtimaan askelmerkkejä tilanteen korjaamiseksi. Tilanteen ottaminen haltuun saattaa tuntua hyvin monimutkaiselta, ja asian selvittely vie huomattavan määrän jo valmiiksi tiukalla olevia yrityksen sisäisiä henkilötyöresursseja. Tilanne on kuitenkin mahdollista korjata seuraavilla viidellä askeleella.
1. Tunnista nykytilanne
Ensimmäinen askel on tunnistaa rehellisesti tilanne ja miettiä vakavasti sen merkitystä ja vaikutusta yrityksen liiketoiminnalle. Miten paljon menetämme rahaa tai muita hyödykkeitä tilanteen takia? Mitä menetämme ja/tai riskeeraamme, jos tilanne jatkuu? Mitä resursseja tilanteen korjaaminen vaatii, ja onko meillä itsellämme tilanteen korjaamiseen vaadittavat resurssit? On tärkeää miettiä, mitä voimme asian korjaamisella saavuttaa ja millainen vaikutus muutoksella on yrityksen liiketoimintaan. Ja toisaalta, mitä voi pahimmillaan tapahtua, jos kaikki jatkuisikin ennallaan?
2. Tee alkukartoitus ja hahmottele tavoitetila
Toisena askeleena on tehdä huolellinen jäsennelty kartoitus nykytilanteesta, tavoitetilasta sekä erosta niiden välillä. 2. vaiheessa on hyvä hahmotella sitä, miten asioita halutaan jatkossa hoitaa ja kuka vastaa mistäkin kokonaisuudesta. On myös tärkeää selvittää puuttuvan tiedon määrä ja kenellä se on, sekä kuka vastaa tiedon keräämisestä ja sen laadusta tulevaisuudessa. Täytyy myös määrittää, missä foorumilla asian seurantaa käsitellään ja kuka työtä vetää. Onko yrityksellä tarvittavat prosessit ja järjestelmät olemassa tilanteen korjaamiseksi?
3. Hanki tarvittavat työkalut
Kolmantena askeleena on hankkia tarvittavat ratkaisut tukemaan tavoitetilaa ja varmistamaan prosessien yhtenäinen käsittely jatkossa. Tiimin on päätettävä, mihin järjestelmiin tiedot tallennetaan, ja tuleeko kunnossapidon tiedonhallintaan liittää muutakin kuin vain tieto töiden kuittauksista. On myös varmistettava, että hankittava järjestelmä on helppokäyttöinen, jotta asentajat ja kunnossapidon kumppanit pystyvät ottamaan järjestelmän osaksi omaa työtä. Järjestelmän valinnassa on tärkeää puntaroida eri vaihtoehtoja: pärjäämmekö halvimmalla mahdollisella järjestelmäratkaisulla, vai vaatiiko lyhyen ja pitkän aikavälin tavoite kattavampaa järjestelmää? Ennen projektin aloitusta selvitetään, mitä asioita on valmiina järjestelmän käyttöönottoa varten ja mitä tietoja on kerättävä lisää. On myös mietittävä, käsitelläänkö kunnossapidon tiedot tulevaisuudessa vain yhdessä järjestelmässä vai tarvitaanko järjestelmän integraatiomahdollisuus jo nyt.
4. Standardisoi prosessit
Yrityksessä ennen vallinneet kirjavat käytännöt tiedon ja tapahtumien käsittelyyn on saatava yhdenmukaistettua, sekä luotua selkeät käytännöt, miten kunnossapidon toimenpiteet jatkossa kirjataan järjestelmään. Prosessit on mallinnettava järjestelmään ja määriteltävä, millä tasolla vikojen ja ennakkohuoltojen kustannuksia halutaan seurata; riittääkö esimerkiksi toimipaikkatason seuranta vai tarvitaanko tarkempaa prosessikohtaista raportointia. Lisäksi on päätettävä, miten kunnossapidon materiaalikustannuksia ja varaston kiertonopeutta halutaan seurata, ja mitä tietoja järjestelmään on kirjattava näiden seuraamiseksi. Tiedon sujuva käsittely ja raportointi edellyttää, että tarvittavat parametrit, esimerkiksi työlajit, laiteryhmät tai varastonohjauksen tiedot on huolella määritelty.
5. Jatkuva seuranta
Viimeisenä askeleena on ottaa jatkuva tiedon seuranta ja raportointi osaksi arkea. On päätettävä, mitkä ovat meidän liiketoiminnalle, kunnossapidolle sekä johdolle olennaiset mittarit ja miten niiden seuranta hoidetaan. Suunniteltaviin käytäntöihin kuuluu määrittää, kenelle käyttöomaisuuden hallintaan liittyvä tieto jaetaan ja mitä tietoja kunkin on nähtävä. Jotta kunnossapito pysyy ajan hermolla myös tulevaisuudessa, on tärkeää määritellä, kenen vastuulla on trendien seuranta ja tavoitetasojen saavuttaminen. Näiden perusteella voidaan päättää, kenelle riittää kuukausi- tai vuositason raportointi ja kenen on havaittava muutokset aikaisemmin. Lisäksi määritellään, mitä toimenpiteitä aiomme tehdä eri mittareiden perusteella.
Osaava kumppani tukee läpi prosessin
Kun nämä viisi askelta on käyty huolellisesti läpi, voidaan jo melko hyvällä omatunnolla todeta yrityksen kunnossapidon ja omaisuudenhallinnan olevan nykypäivän digitalisaation vaatimalla perustasolla. Lista voi vaikuttaa hengästyttävän pitkältä. On täysin totta, että onnistunut järjestelmäprojekti vaatii paljon määrittelyä ja päätöksiä, mutta onneksi niitä ei tarvitse tehdä yksin! Osaavan kumppanin avulla ja tuella askeleitten ottaminen on vaivatonta.
Yllä olevista askeleet 2–5 kuuluvat VincitEAM järjestelmän toimitusprojektiin. Kokonaisuuden toteuttamiseksi ei johdolta vaadita käytännössä siis muuta kuin budjetointi järjestelmähankinnalle ja projektille.
Kohtaan 1. saat tarvittaessa apua meidän VincitEAM myyntitiimiltämme. Ota siis rohkeasti yhteyttä vaikka jo tänään!
Te ansaitsette parempaa kunnossapitoa!
Lue lisää:
Kunnossapidon maturiteettimalli
Maturiteettimalli jakaa yritykset kunnossapidon digitaalisen maturiteetin mukaan viiteen eri luokkaan. Mallin avulla on helppo hahmottaa, mikä on yrityksesi nykytila, mitä konkreettisia hyötyjä on kotiutettavissa siirtymällä tasolta toiselle, ja millä toimenpiteillä tasohyppy saavutetaan.
